Como garantir a sustentabilidade dos polos na esteira do novo marco regulatório EaD

Com a publicação do novo marco regulatório da Educação a Distância (EaD), em maio de 2025, as instituições de ensino superior (IES) passaram a conviver com um novo conjunto de diretrizes para a criação, funcionamento e supervisão de polos de apoio presencial. Em um cenário de consolidação da EaD no Brasil, que hoje representa mais de 60% das matrículas no ensino superior privado, o novo marco busca equilibrar expansão e qualidade, com foco na aprendizagem, infraestrutura e gestão institucional.

Este artigo tem como objetivo apresentar, de forma apartidária e prática, os principais impactos da nova regulamentação e propor caminhos para que os polos se tornem sustentáveis — financeira e academicamente — dentro do novo cenário. Vamos falar sobre estratégia, eficiência, captação, permanência e inovação.

O que é o novo marco regulatório EaD?

Publicado em maio de 2025, por meio do Decreto nº 12.456/2025 e da Portaria MEC nº 378/2025, o novo marco regulatório EaD revoga regulamentações anteriores e redefine os critérios para credenciamento e autorização de polos. As mudanças visam reforçar a função pedagógica dos polos, a supervisão ministerial e a coerência entre a expansão da EaD e a qualidade da oferta.

As principais alterações incluem:

• Critérios mais rigorosos para abertura de polos: a expansão de polos passa a estar condicionada ao desempenho acadêmico da IES, à sua infraestrutura e à comprovação de capacidade operacional.

• Exigência de estrutura mínima obrigatória: os polos devem contar com ambientes adequados para aulas práticas, laboratórios, bibliotecas e atendimento ao estudante.

• Supervisão mais ativa do MEC: a regulação passa a incluir monitoramento contínuo, e os polos podem ser descredenciados se não cumprirem requisitos mínimos de funcionamento.

  
  

O novo marco tem como objetivo principal garantir que o crescimento da EaD ocorra de forma responsável e com foco na formação efetiva dos estudantes.

Por que essa mudança impacta diretamente os polos?

Ao elevar a responsabilidade sobre a estrutura e funcionamento dos polos, o novo marco regulatório EaD transforma o polo de apoio presencial em um componente estratégico da qualidade educacional. Não basta mais que ele seja um ponto de apoio administrativo: ele precisa atuar ativamente no processo formativo.

A nova regulamentação estabelece exigências claras sobre o que os polos devem oferecer. Esses elementos deixam de ser diferenciais e passam a ser obrigações mínimas para o credenciamento e manutenção dos polos. Abaixo, detalhamos os principais requisitos definidos pela nova regulamentação:

• Ambientes físicos adequados: incluindo salas de aula com capacidade compatível com a demanda, biblioteca com acervo físico e digital acessível, laboratórios específicos para cursos que exigem atividades práticas (como Enfermagem, Engenharia ou Gastronomia) e espaços para estudo individual e coletivo.

  
  

• Infraestrutura tecnológica: acesso à internet de alta velocidade, computadores disponíveis para uso dos estudantes, equipamentos multimídia e plataformas integradas ao ambiente virtual de aprendizagem (AVA).

  
  

• Equipe presencial capacitada: com profissionais administrativos treinados, equipe de apoio pedagógico, orientadores educacionais e responsáveis técnicos que garantam a mediação entre a IES e os estudantes.

  
  

• Atendimento ao estudante: serviços obrigatórios como apoio acadêmico, tutoria, esclarecimento de dúvidas, orientação sobre uso de plataformas e canais de suporte contínuo para alunos da EaD.

  
  

• Acessibilidade: adaptação dos espaços físicos e digitais para pessoas com deficiência, conforme as diretrizes de acessibilidade do MEC e da legislação brasileira.

  
  

• Segurança e conformidade legal: instalações com acessibilidade, alvarás de funcionamento em dia, plano de prevenção e combate a incêndios e conformidade com legislações locais e sanitárias.

  
  

Confira a seguir uma tabela comparativa com as principais mudanças do novo marco regulatório EaD:

Aspecto	Antes do novo marco (Portaria nº 11/2017)	Após o novo marco (Decreto nº 12.456/2025)
Critério para abertura	Expansão livre após CI alto (nota ≥ 4)	Condicionado à qualidade institucional e avaliação contínua
Estrutura física	Flexível, sem exigências específicas	Salas de aula, laboratórios, biblioteca, estudo individual
Infraestrutura tecnológica	Recomendável	Obrigatória: internet rápida, AVA, computadores disponíveis
Equipe local	Apoio administrativo opcional	Obrigatória: atendimento acadêmico, orientador e suporte
Atendimento ao estudante	Prioritariamente remoto	Presencial obrigatório com serviços acadêmicos e tutoria
Acessibilidade	Recomendação geral	Exigência legal: física e digital, conforme normas do MEC
Supervisão do MEC	Avaliação pontual	Supervisão contínua, com possibilidade de descredenciamento

Isso implica repensar a forma de expansão territorial, a forma de gerir recursos e a forma de atrair e reter alunos. A sustentabilidade do polo, portanto, passa a ser uma questão central.

Ao elevar a responsabilidade sobre a estrutura e funcionamento dos polos, o novo marco transforma o polo de apoio presencial em um componente estratégico da qualidade educacional. Não basta mais que ele seja um ponto de apoio administrativo: ele precisa atuar ativamente no processo formativo.

Isso implica repensar a forma de expansão territorial, a forma de gerir recursos e a forma de atrair e reter alunos. A sustentabilidade do polo, portanto, passa a ser uma questão central.

Qual o papel estratégico de cada polo?

Cada polo precisa ser visto como mais do que um ponto de presença física: ele é um canal de proximidade, aprendizagem e experiência. O papel estratégico do polo está em conectar a instituição com a comunidade local, oferecer suporte pedagógico e gerar percepção de valor para o estudante. O polo pode ser um diferencial competitivo se estiver bem posicionado, bem estruturado e alinhado à proposta pedagógica da IES.

Além disso, cada polo poderá fortalecer a identidade da marca educacional e oferecer suporte prático e emocional ao estudante — do ingresso à conclusão do curso. Avaliar o potencial de cada polo à luz de seus indicadores de retenção, captação e engajamento é essencial para direcionar investimentos e definir prioridades.

Como garantir rentabilidade mesmo com regras mais exigentes?

A sustentabilidade financeira dos polos passa por decisões mais criteriosas e por uma operação mais eficiente. Com exigências maiores de infraestrutura, presença de equipe qualificada e acompanhamento constante, cada polo deve operar com clareza de custos e metas. Estratégias como o compartilhamento de espaços, o uso de tecnologias para automação de processos e a implementação de modelos de gestão orientados por dados são essenciais. Rentabilidade, nesse cenário, está menos relacionada ao volume e mais conectada à eficiência, à previsibilidade de receita e à permanência dos alunos.

Abaixo, listamos algumas boas práticas para sustentabilidade e rentabilidade.

Como tornar seus polos sustentáveis neste novo cenário?

1. Planejamento estratégico baseado em dados

Com critérios objetivos e fiscalizações mais ativas, não há mais espaço para expansão impulsiva. Cada polo deve ser planejado com base em:

• Estudos de viabilidade regional e mapeamento de demanda.

• Capacidade de suporte acadêmico e logístico.

• Cursos que podem ser oferecidos com excelência na localidade.

  
  

A decisão de abrir ou manter um polo deve ser sempre estratégica, considerando ROI, retenção e imagem institucional.

2. Eficiência operacional como aliada da sustentabilidade

As exigências estruturais aumentam o custo de manutenção dos polos. Para que isso não comprometa a operação, é preciso buscar eficiência:

• Compartilhamento de estruturas com parceiros locais (como escolas técnicas, centros culturais, coworkings).

• Adoção de tecnologias para automação de processos de matrícula, atendimento e cobrança.

• Gestão por indicadores: uso de dashboards para acompanhar performance e finanças em tempo real.

• Treinamentos regulares e capacitação contínua das equipes dos polos.

  
  

3. Captação com inteligência e personalização

Com menos polos por IES, a disputa por novos alunos em cada território será mais competitiva. Estratégias de captação precisam ser mais inteligentes:

• Campanhas regionais e segmentadas.

• Parcerias com empresas e órgãos públicos locais.

• Uso de ferramentas de CRM para acompanhamento de leads e funil.

• Ações presenciais nos polos: visitas, oficinas, feiras e atendimento personalizado.

  
  

4. Permanência como pilar de sustentabilidade

A sustentabilidade não vem apenas da entrada de novos alunos, mas da permanência dos atuais. O novo marco destaca a importância da mediação presencial e do acompanhamento pedagógico:

• Atendimento presencial e remoto integrados.

• Tutorias regionais e suporte pedagógico próximo.

• Programas de apoio financeiro, psicológico e acadêmico.

• Flexibilidade e renegociação de mensalidades para evitar evasão.

  
  

5. Inovação no modelo de polo: mais que estrutura, experiência

A nova regulamentação convida as IES a repensarem os polos como centros de vivência educacional. Eles podem e devem ser ambientes que promovam engajamento e pertencimento:

• Criação de espaços de convivência e estudo colaborativo.

• Oficinas, eventos, workshops e lives transmitidas a partir dos polos.

• Adoção de modelo híbrido com agendamento inteligente de aulas presenciais e laboratórios.

• Omnicanalidade no relacionamento com estudantes: WhatsApp, chatbot, atendimento físico e digital.

  
  

  
  

O papel da gestão financeira no novo marco regulatório EaD

Para atender às exigências da nova regulamentação e manter a qualidade da oferta, a IES precisa de saúde financeira. Isso implica uma gestão que combine previsibilidade e flexibilidade:

• Antecipação de receitas por meio de soluções como a Receita Garantida.

• Controle de inadimplência com ferramentas inteligentes de cobrança.

• Análises de viabilidade financeira antes da abertura de novos polos.

• Planejamento orçamentário integrado com metas de captação e retenção.

  
  

A gestão financeira precisa ser vista como parte do planejamento educacional, não como uma função isolada.

O que diz a página do governo sobre o decreto

Principais mudanças – Além de estabelecer novas regras para a educação a distância, a política também trata da oferta de cursos presenciais, cria novo formato de oferta – o semipresencial – e define as atividades online síncronas e síncronas mediadas (aulas interativas a distância em tempo real) como integrantes da EaD. O decreto define os seguintes formatos de oferta:  

• Presencial: caracterizado pela oferta majoritária de carga horária presencial física, com até 30% no formato EaD.  

• Semipresencial: composto por, pelo menos, 30% da carga horária em atividades presenciais físicas (estágio, extensão, práticas laboratoriais) e, pelo menos, 20% em atividades presenciais ou síncronas mediadas.

• EaD: caracterizado pela oferta preponderante de carga horária a distância, com limite mínimo de 20% atividades presenciais e/ou síncronas mediadas, com provas presenciais. 

  
  

Os formatos de oferta dos cursos superiores de graduação foram regulamentados pelo MEC por meio da Portaria nº 378/2025. 

Cursos com oferta vedada – Outra novidade da política é a definição de cursos vedados no formato da educação a distância devido à centralidade de atividades práticas, laboratórios presenciais e estágios. Os cursos de medicina, direito, enfermagem, odontologia e psicologia deverão ser ofertados exclusivamente no formato presencial. Os demais cursos da área de Saúde e as licenciaturas também não poderão ser ofertados a distância, e sim exclusivamente nos formatos presencial ou semipresencial. Estão previstos dois anos de transição para adaptação gradual dos cursos. Os estudantes já matriculados em cursos EaD poderão concluí-los no formato previsto a partir do ato da matrícula.

Tipos de atividade – A nova política uniformiza definições como:  

• Atividades presenciais: realizada com a participação física do estudante e do docente em lugar e tempo coincidentes.  

• Atividades assíncronas: atividade de EaD na qual o estudante e o docente estejam em lugares e tempos diversos.  

• Atividades síncronas: atividade de EaD na qual o estudante e o docente estejam em lugares diversos e tempo coincidente.  

• Atividades síncronas mediadas: atividades interativas, com grupo reduzido de estudantes, apoio pedagógico e controle de frequência.  

O que muda na dinâmica de captação, permanência e fluxo de caixa?

O novo marco exige que as IES repensem o ciclo completo do estudante. A captação deve ser mais local, mais personalizada e mais qualificada. Já a permanência ganha peso como fator de sustentabilidade, demandando acompanhamento pedagógico mais próximo e políticas de apoio financeiro eficazes. E o fluxo de caixa das instituições passa a depender menos de grandes volumes de entrada e mais da estabilidade ao longo do tempo. Soluções como antecipação de recebíveis, financiamento estudantil e planejamento financeiro de longo prazo ajudam a manter a saúde da operação.

O que fica como mensagem principal

O novo marco regulatório EaD, publicado em 2025, não tem como objetivo frear o crescimento da EaD no Brasil, mas qualificá-lo. Ele representa uma mudança de mentalidade: da quantidade para a qualidade, da expansão para a consolidação.

Para que os polos prosperem nesse novo cenário, será preciso mais estratégia, mais inovação, mais proximidade com os estudantes e, acima de tudo, mais inteligência financeira.

Na Principia, acreditamos que crescimento sustentável exige parceria de verdade. Atuamos como braço financeiro das IES para garantir previsibilidade, saúde financeira e mais liberdade para que cada polo cumpra seu papel: transformar realidades através da educação. Saiba mais.